Koszty floty w firmie – jak skutecznie je kontrolować?

Koszty są nieodłącznie związane z funkcjonowaniem firmowej floty. To zupełnie naturalne. Problem pojawia się jednak, gdy flota zaczyna generować bardzo duże koszty. Aby temu zapobiegać, trzeba skutecznie kontrolować wydatki. Ułatwiają to nowoczesne narzędzia.

Mawia się, że mądry przedsiębiorca potrafi zapanować nad kosztami, a nad nieporadnym biznesmenem panują nadmierne wydatki. Wiele w tym prawdy. Racjonalne gospodarowanie budżetem firmy poprawia jej efektywność i zapewnia bezpieczeństwo, a to wiąże się także ze skutecznym kontrolowaniem kosztów.

Koszty, koszty i jeszcze raz koszty

Właściwe rozliczenie kosztów za usługi transportowe i odpowiednia jej wycena nie zawsze są łatwe. Często pracownicy muszą się zmagać z brakiem wiarygodnej informacji w użytkowanych systemach informatycznych, a szczególnie z brakiem dowolnie generowanych zestawień kosztów w odniesieniu do poszczególnych pojazdów w firmie. W tej sytuacji pracownikom nie jest łatwo wycenić na przykład nietypową usługę transportową tak, aby firma na tym rzeczywiście zarobiła. Warto pamiętać, że ustalając koszt transportu, trzeba wziąć pod uwagę takie kwestie jak koszt paliwa, ilość przejechanych kilometrów, rodzaj i wielkość ładunku, a tym samym rodzaj pojazdu, jaki należy użyć i wszelkie opłaty związane z przejazdem. W przypadku dużej floty i bardzo wielu klientów może pojawić się problem z analizą tych wszystkich danych. Na szczęście ten kłopot można rozwiązać.

Zbiorcze zestawienie kosztów

Korzystając z nowoczesnych narzędzi (np. Moduł Koszty firmy Satis), można kontrolować i kalkulować koszty. Zamiast dokonywać mozolnych obliczeń na kartce papieru lub przełączać się pomiędzy dokumentami Excela, można wykorzystać rozwiązania, które zautomatyzują pracę związaną z wyliczaniem i kontrolowaniem kosztów. Nowoczesne systemy pozwalają na ewidencję i rozliczanie wydatków, które przedsiębiorca ponosi w związku z eksploatacją floty, ale także na łatwy dostęp do informacji o każdym kontrahencie i związanych z nim rozliczeniach (np. kwoty faktur, terminy płatności, rodzaj usługi itp.). Tego rodzaju narzędzia informatyczne umożliwiają generowanie takich raportów jak na przykład zbiorcze zestawienie kosztów. Takie raporty pozwalają łatwo tworzyć zestawienia przychodów i rozchodów, umożliwiają podsumowywanie zakupów związanych z funkcjonowaniem floty w odniesieniu do poszczególnych samochodów, a nawet kierowców.

Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do tworzenia zbiorczych zestawień kosztów znacznie ułatwia kontrolę wydatków, a do tego zwiększa skuteczność w wykrywaniu wszelkich nieprawidłowości związanych z eksploatacją floty.