Zasady organizowania konferencji

Bez względu na to w jakiej branży organizujemy konferencję zawsze jest to duże wyzwanie.

Oto kilka prostych zasad, porad na to jak sprawnie rozpocząć organizację takiego eventu.

Planuj konferencje

Określ charakter konferencji. Gdzie będzie organizowana, kiedy i jak długo będzie trwać. Stwórz zespół osób do pomocy, przydziel zadania tak aby praca szła sprawnie i szybko. Opracujcie wstępny harmonogram konferencji oraz harmonogram przygotowania i realizacji powierzonych zadań. Oszacujcie wstępne koszty konferencji, cateringu itd.

Wstępny kosztorys porównaj z budżetem jakim dysponujesz na organizację eventu. Jeśli zajdzie potrzeba poszukaj sponsorów, dodatkowych funduszy.

Pamiętaj o marketingu – umieść informacje o konferencji na stronie http://konferencje24h.pl/. Odpowiednia reklama gwarantuje sukces całego przedsięwzięcia. Stwórz ulotki, foldery, plakaty reklamujące konferencję lub najważniejsze jej punkty. Treść powinna być prosta i zachęcająca.

W Internecie umieść informacje o konferencji i program, najlepiej, aby wydarzenie posiadało własną stronę lub blog.

Możesz również wysłać informacje do potencjalnych uczestników poprzez email lub tradycyjnie pocztą. Każdy kto chce wziąć udział w evencie powinien mieć łatwy i szybki dostęp do informacji. Mile widziane będzie podanie w jaki sposób dojechać na miejsce, nie każdy posiada własny samochód lub po prostu wybiera inny środek transportu. Zamieść więc numery linii autobusowych, tramwajowych, nazwę przystanku czy odległość od dworca.

Najlepszą reklamą będzie sprawny przebieg konferencji, jeśli spodoba się uczestnikom na pewno polecą dalej Twoją osobę organizatora – zobacz na stronie – http://www.organizatorzyimprez.pl/branza,organizacja-konferencji.html – organizatorzy konferencji. Nad przebiegiem, czasem trwania prezentacji i przerwami w przypadku konferencji całodniowych czuwać musi osoba prowadząca. Powinien być to ktoś z charyzmą, nienaganną prezencją i wysoką kulturą osobistą.

Dobrze wybierz sale na konferencje

Przy doborze sali konferencyjnej (sale konferencyjne – http://www.konferencyjne.pl/sale/ na wynajem jeśli szukasz) kieruj się liczbą uczestników, za duża sala będzie sprawiać problemy akustyczne, za mała nie pomieści wszystkich gości lub skażesz ich na mało komfortowe siedzenie w ścisku. Każdy powinien wygodnie siedzieć i mieć możliwość kontaktu wzrokowego z prowadzącym i wzajemnie. Prowadzący może reagować na zachowanie gości, mówić głośniej, ciszej, obserwować ich zainteresowanie lub znudzenie.

Sprzęt na konferencje

Dobry sprzęt to podstawa. Sala powinna być wyposażona w laptop, bez wirusów, z dostępem do Internetu. Najlepiej, aby wszystkie prezentacje zostały zgrane wcześniej. Zaoszczędzi to czas na podpinanie nośników każdego z prezentujących i ograniczy występujące przy tym problemy.

W sali konferencyjnej musi być projektor multimedialny, koniecznie sprawdzony wcześniej pod względem jakości emitowanego obrazu i wielkości sali. Głośniki ustawione na planie kwadratu, wewnątrz którego siedzieć będą goście, dźwięk w tym układzie dojdzie do każdego niezależnie od zajmowanego miejsca. Wcześniej należy sprawdzić jakość dźwięku, czy nie wydają irytujących szumów, dobrym rozwiązaniem będą mikrofony bezprzewodowe do zadawania pytań. Sala powinna być klimatyzowana.

Ważne są detale takie jak przybycie organizatorów co najmniej 30 min wcześniej przed planowanym rozpoczęciem eventu. Zapewnienie występującym wody do popicia w trakcie prezentacji oraz przygotowanie scenariusza awaryjnego w razie odwołania konferencji.

Przy wyborze miejsca na konferencję zwróć uwagę czy znajduje się tam miejsce, gdzie uczestnicy mogą porozmawiać w tzw. kuluarach. Podczas takich rozmów nawiązują się kontakty biznesowe oraz współprace, odbywa się wymiana doświadczeń lub po porostu chwila odpoczynku. Powinna to być wydzielona przestrzeń, restauracja lub bar. Uczestnicy powinni zostać poinformowani, gdzie się znajduje i że mogą się tam udać w przerwie lub po konferencji.

Czytaj również – http://www.e-konferencje.pl/artykul/profesjonalna-organizacja-konferencji-poradnik-krok-po-kroku/489/

Po zakończeniu konferencji zachowaj listę uczestników, będą to Twoi potencjalni goście na kolejnych wydarzeniach.

Uprzątnij salę tak aby pozostawić po sobie dobre wrażenie, utrzymasz w ten sposób dobry kontakt z właścicielem sali i może znowu zorganizujesz tam konferencję. Podziękuj wszystkim uczestnikom za udział, możesz takie podziękowania zamieścić na stronie wydarzenia tak aby każdy gość je przeczytał.