Organizacja targów krok po kroku

Organizacja imprez, w tym także targów nie jest wcale prosta. Wszystkie elementy wydarzenia muszą bowiem ze sobą idealnie współgrać, aby przedsięwzięcie odniosło sukces. Warto się więc postarać, gdyż targi są bardzo ważnym narzędziem marketingowym, stanowiąc przy tym świetne źródło informacji dla potencjalnych kontrahentów i klientów. Jak więc zorganizować udane targi? Odpowiedź znajdziecie Państwo w niniejszym tekście.

1. Koncepcja

        Zanim zacznie się poszukiwania potencjalnego miejsca wydarzenia, czy określania budżetu, trzeba dokładnie przemyśleć, co chce się właściwie osiągnąć oraz jaki charakter będą mieć dane targi. Przede wszystkim trzeba wiedzieć, czy będzie to impreza zamknięta, czy otwarta. Dalej powinno się ustalić, czy ma być jedno- czy wielobranżowa. Ważną kwestią jest też zasięg  — należy określić, czy impreza będzie lokalna, ogólnokrajowa czy nawet międzynarodowa. Skonkretyzowanie tych wstępnych ustaleń znacznie ułatwi podejmowanie dalszych decyzji.

 

 

2. Budżet

        Mając już ogólną koncepcję, przychodzi czas na ustalenie wstępnego kosztorysu. Od dostępnych środków finansowych zależy bowiem nie tylko wielkość imprezy, ale także cała jej otoczka. Osoby zajmujące się planowaniem wydatków powinny pamiętać o zostawieniu buforu finansowego na nieprzewidziane wydatki. Pozwoli to uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, związanych z nagłymi i nieprzewidzianymi wydatkami. Warto też zastanowić się nad potencjalnymi partnerami i sponsorami, z którymi można by nawiązać owocną współpracę.

 

 

3. Plan wydarzenia

        Kolejnym punktem będzie ustalenie ogólnego planu całego wydarzenia. Na wstępie należy ustalić długość trwania wydarzenia. Dla przykładu event lokalny może trwać tylko jeden dzień, ale już ogólnokrajowy powinien trwać minimum dwa. Jeśli targi mają być wielobranżowe, każda z nich może mieć dedykowany jeden dzień. Przy tej okazji warto też od razu ustalić, czy wszyscy uczestnicy będą mieć rozstawione stoiska przez cały czas. Przykładowo można zacząć pierwszego dnia od wystawców lokalnych, a pozostałych wprowadzać dopiero w kolejnych. To oczywiście tylko przykładowe rozwiązania, mające na celu dać ogólny obraz sytuacji. Wszystko zależy od celu imprezy i wstępnego pomysłu. Jest to także dobry moment na rozdzielenie obowiązków  między członków zespołu, jeśli nie miało to miejsca wcześniej.

Warto zaplanować również przerwy kawowe. To w ich trakcie nawiązywane są relacje pomiędzy wystawcami a zaproszonymi gośćmi. Wynajmij profesjonalnego baristę na targi, by przy filiżance aromatycznej kawy mogły swobodnie toczyć się rozmowy kuluarowe.

 

 

4. Ustalenie daty

        Nie da się ukryć, że wybór właściwego terminu jest kluczowy dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Należy więc celować w daty pozwalające zgromadzić możliwie największą ilość wystawców i zwiedzających. Liczba uczestników jest bowiem najważniejszym wskaźnikiem sukcesu tego rodzaju imprezy. Najlepiej jest unikać miesięcy z feriami zimowymi i letnimi wakacjami. Targi nie powinny bowiem kolidować planami wypoczynkowymi potencjalnych gości lub urządzanymi w tym czasie festiwalami. Trzeba także upewnić się, że w danym czasie nie będą się odbywać imprezy tego samego typu. Pozwoli to uniknąć rywalizacji o zainteresowanie potencjalnych uczestników. Dobrze jest też przyjrzeć się nieco bliżej nastawieniu pracowników lokalu — obsługa imprezy ma także znaczenie w jej sukcesie.

 

 

5. Lista gości i liczba wystawców

        Na tym etapie przedsięwzięcia organizator powinien ustalić, jacy goście lub firmy mają się na imprezie pojawić. Dobrze jest więc wiedzieć już wcześniej, czyja obecność jest kluczowa dla realizacji założonego celu. Dotyczy to zwłaszcza imprezy zamkniętej. Trzeba więc sporządzić ich listę i określić liczbę wystawców. Od tego bowiem zależeć będzie, jak duży lokal będzie potrzebny do zorganizowania eventu.

 

 

6. Miejsce imprezy

        Gdy ma się już ustalony termin i orientacyjną liczbę uczestników, przychodzi czas na znalezienie odpowiedniego lokalu. W trakcie wybierania sali trzeba mieć na uwadze nie tylko dostępną przestrzeń na stoiska wystawców, ale także dogodny dojazd na miejsce docelowe. Ta kwestia jest tym ważniejsza, im szerszy zasięg będą mieć targi. Warto więc zdecydować się na lokalizację w okolicy węzłów komunikacyjnych, lotniska i dworca. Sala powinna także dysponować wystarczającą ilością miejsc parkingowych. Jeśli więc w danym terminie ma się możliwość skorzystania z więcej niż jednej oferty, warto wybierać tę z lepszymi możliwościami dojazdu. Oczywiście rezerwacji trzeba dokonać z odpowiednim wyprzedzeniem.

Ważnym aspektem lokalu jest też oczywiście zaplecze techniczne. Powodzenie całego przedsięwzięcia zależy w dużej mierze od sprawności sprzętu. Plusem będzie zatem stała obecność techników odpowiedzialnych za jego obsługę i sprawność. Dobrze jest też dopytać, czy wszystko jest wliczone w cenę wynajmu. Zdarza się bowiem, że pobierane są opłaty za np. wstawienie mównicy czy dodatkowy sprzęt. Warto także samodzielnie sprawdzić sprawność wszystkich urządzeń, urządzając próbę generalną przed właściwą imprezą.

 

 

7. Zaproszenia

        Kiedy już udało się określić, kiedy i gdzie odbędą się targi, przychodzi pora na rozesłanie zaproszeń do gości z przygotowanej wcześniej listy. Ich forma powinna być dostosowana do grupy docelowej. Dla przykładu w branży IT z powodzeniem wystarczą oficjalne e-maile. Oczywiście nie wyklucza to przygotowania zaproszeń w fizycznej formie — część gości może nie chcieć lub nie móc w danym czasie skorzystać z komputera. Można je wysłać pocztą lub dostarczyć osobiście. Trzeba się tym zająć odpowiednio wcześnie, aby zaproszone osoby czy firmy mogły wpleść wydarzenie w swoje grafiki. Powinno się także zawrzeć w nich prośbę o wcześniejsze potwierdzenie uczestnictwa do określonego terminu.

Oprócz tego zaproszeni powinni także otrzymać plan wydarzenia z podstawowymi informacjami dotyczącymi m.in. charakteru i wielkości imprezy. Muszą się tam też znaleźć kontakty do osób, od których można uzyskać dodatkowe informacje. Każdy wystawca powinien dostać także informator dotyczący parametrów stoiska oraz terminów jego rozstawiania i demontażu.

 

 

8. Promocja

        Przygotowanie takiego wydarzenia nie kończy się na zorganizowaniu lokalu i sporządzeniu zaproszeń. Do pełnego sukcesu potrzebna jest odpowiednia reklama. Odpowiednie materiały promocyjne dają możliwość dotarcia do jak największej liczby odbiorców, co przekłada się możliwie dużą liczbę uczestników. Jak już bowiem wspomnieliśmy, sukces targów, tak branżowych, jak i ogólnych, mierzony jest przede wszystkim ogólną liczbą wystawców i osób odwiedzających ich stoiska. Reklama musi być prosta w odbiorze i wycelowana w daną grupę docelową. Już nawet prosty newsletter zamieszczony na stronie internetowej firmy daje większe szanse na przyciągnięcie zainteresowanych osób. Dobrym pomysłem będzie też skorzystanie z usług firmy zajmującej się promocją imprez.

 

 

9. Gastronomia i baza noclegowa

        Organizując targi i inne podobne wydarzenia nie można też zapomnieć o zapewnieniu posiłków zaproszonym gościom i wystawcom. Jedzenie powinno być smaczne i dostosowane do uczestników — warto wcześniej poprosić o informacje dotyczące ich diety. Aby mieć pewność, że gorące dania zostaną podane na ciepło, dobrze jest zdać się w tej kwestii na sprawdzoną firmę cateringową.

Kilkudniowe trwanie lub zaproszenie gości z daleka to także konieczność zapewnienia odpowiedniej bazy noclegowej dla uczestników. Cechami dobrego noclegu są przede wszystkim bliskie położenie względem miejsca imprezy i standard dopasowany do rangi eventu. Optymalnym rozwiązaniem obu tych kwestii będzie wybór lokalu nie tylko wynajmującego salę, ale także zapewniającego dostęp wyżywienia i miejsca do spania.

 

10. Dodatkowe atrakcje

        Tego rodzaju wydarzenie to nie tylko część oficjalna. Warto więc przygotować także jakieś atrakcje na czas wolny, zwłaszcza gdy impreza trwa dłużej. Dzięki temu uczestnicy będą się mogli zrelaksować i zintegrować. W tej materii istnieje dość duża dowolność, trzeba jednak pamiętać o dopasowaniu atrakcji do danej grupy docelowej. Koncert, bankiet czy wycieczka integracyjna — to tylko kilka z multum możliwości. Oczywiście ostateczny wybór rozrywki zależeć będzie też od funduszy, którymi się dysponuje. Jeśli przewidziano też udział osób towarzyszących, trzeba będzie także zorganizować im czas w trakcie oficjalnej części imprezy.

11. Informacja zwrotna

        Gdy wydarzenie już się zakończy, warto zwrócić się do uczestników z prośbą o wrażenia. Da możliwość zapoznania się z ich opiniami oraz uzyskania cennych wskazówek, które pomogą w zorganizowaniu kolejnych wydarzeń tego typu. Najprostszym sposobem uzyskania takich informacji będzie przeprowadzenie ankiety na koniec wydarzenia lub późniejszą rozmowę telefoniczną z wybranymi uczestnikami.

Warto więc zapytać o m.in.:

• – etapy organizacji (np. pytanie o terminowość podawania szczegółów merytorycznych),
• – oceny części merytorycznej (np. wystąpień),
• – ogólne warunki (np. lokalu, dojazdu, noclegów czy jedzenia).

Im więcej tego typu informacji uda się uzyskać, tym większe prawdopodobieństwo, że kolejne przedsięwzięcie zakończy się sukcesem.

Podsumowanie

        Przygotowywanie imprez masowych, do której to grupy bez wątpienia należą targi, to spora odpowiedzialność. Ilość szczegółów, które trzeba wziąć pod uwagę może skutecznie przytłoczyć niedoświadczone w tej materii osoby. Warto więc skorzystać z usług profesjonalnych agencji eventowych. Świadczą one wiele usług związanych z organizacją i obsługą różnego rodzaju imprez — wliczając w to między innymi oświetlenie czy catering. Zanim jednak przystąpi się do takiej współpracy, należy mieć już ogólną wizję całego wydarzenia, znać jego cel i charakter oraz budżet, jaki można przeznaczyć na daną imprezę. Resztą zajmie się już wyspecjalizowana w tym kierunku firma.