Prowadzenie spotkania
Jeśli poczyniono odpowiednie przygotowania, scena jest przygotowana na efektowne spotkanie.
Agendy zostaną stworzone i rozpowszechnione. Uczestnicy przybędą wiedząc, o czym będzie dyskutować, oraz z wystarczającymi podstawowymi informacjami, aby wnieść odpowiedni wkład. W razie potrzeby skonsultują się z osobami, które reprezentują, i omówią wszelkie istotne kwestie.
Rola przewodniczącego
Podczas bardziej formalnego spotkania przewodniczący nakreśli cel spotkania i przypomni członkom, dlaczego tam są.
Na takim spotkaniu nie ma potrzeby odnosić się do tej procedury, ponieważ wynika to z przyjętej etykiety, a mianowicie:
- Przewodniczący kieruje spotkaniem.
- Wszystkie uwagi są kierowane za pośrednictwem przewodniczącego.
- Członkowie nie przeszkadzają sobie nawzajem.
- Członkowie dążą do osiągnięcia konsensusu.
- Głosowanie odbywa się, jeśli nie osiągnięto konsensusu.
- Większość wygrywa głosowanie.
- Wszyscy członkowie akceptują decyzję większości.
To jeden model, ale można przyjąć modele alternatywne.
Gdy dyskusja jest w toku, obowiązkiem przewodniczącego jest zapewnienie jej płynnego przebiegu poprzez zaangażowanie wszystkich obecnych członków i niedopuszczenie do zdominowania spotkania przez jedną lub dwie osoby. Podsumowując przez przewodniczącego podczas spotkań, może:
- Wskaż postęp lub jego brak.
- Skoncentruj dyskusję, która zeszła z tematu.
- Zakończ jeden punkt i przejdź do następnego.
- Podkreśl ważne punkty.
- W razie potrzeby pomóż sekretarzowi .
- Wyjaśnij wszelkie nieporozumienia.
Przewodniczący powinien chodzić na spotkania, zapewniając biegnie do czasu. Jeśli planowanie zostało wykonane prawidłowo, nie powinno to stanowić problemu.
Pod koniec spotkania przewodniczący powinien przypomnieć członkom, co osiągnęli i podziękować im za ich wkład. Na koniec należy ustalić godzinę i datę następnego spotkania. Ponownie jest to jeden wspólny model skutecznych spotkań, pomyślne wyniki można osiągnąć na różne sposoby, stosując różne strategie do różnych celów, więc dostosuj je odpowiednio do konkretnych sytuacji.
Rola uczestników
Chociaż rolą przewodniczącego jest prowadzenie spotkania, udział wszystkich członków ma również fundamentalne znaczenie dla powodzenia posiedzenia.
Aby spotkanie było efektywne, wszyscy uczestnicy powinni:
- Podejmij wszelkie niezbędne przygotowania przed spotkaniem.
- Przybyć na czas.
- Mieć otwarty umysł.
- Posłuchaj opinii innych.
- Uczestniczyć.
- Unikaj zdominowania postępowania.
- Unikaj sytuacji konfliktowych.
- Unikaj rozmów pobocznych, które rozpraszają innych.
- Zadawaj pytania, aby wyjaśnić zrozumienie.
- Zanotuj wszelkie uzgodnione działania.
- Po spotkaniu podejmij uzgodnione działania i odpowiednio poinformuj innych.
Dlaczego spotkania mogą być nieskuteczne
Istnieje wiele powodów, dla których spotkania nie są skuteczne, niektóre z nich to:
- Spotkanie jest niepotrzebne i toczy się wokół dyskusji o błahych sprawach, co powoduje marnowanie cennego czasu członków.
- Spotkanie nie ma jasnego celu , tj. Cele i zadania nie są jasno określone.
- Niewłaściwy styl przywództwa , tj. Przewodniczący dominuje i zamyka lub ignoruje inne wypowiedzi.
- Przewodniczący sprawuje niewielką kontrolę i pozwala jednemu lub dwóm członkom zdominować obrady.
- Spotkanie jest zbyt obszerne, co ogranicza przepływ dyskusji i uniemożliwia wszystkim członkom udział.
- Pojawiają się decyzje, które nie są naprawdę reprezentatywne.
- Problemy są omawiane, a nie omawiane.
- Decyzje są opóźnione lub nie zostały podjęte.
- Nie podejmuje się jednoznacznych decyzji.
- Protokoły są niedokładne lub postrzegane jako manipulowane przez przewodniczącego lub sekretarza do własnych celów.
- Obecni są niewłaściwi ludzie , co uniemożliwia skuteczne przeprowadzenie spotkania, np. Osoby obecne muszą odnieść się do innej osoby i dlatego nie są w stanie skutecznie komentować.
Podsumowanie
Istnieje wiele rodzajów spotkań i wiele powodów, dla których spotkania mogą być nieskuteczne.
Aby spotkania były efektywne, wymagany jest udział wszystkich obecnych.
Aby spotkanie zakończyło się sukcesem, niezbędne jest dobre przygotowanie, a najważniejsza jest rola przewodniczącego. Jeśli te warunki zostaną spełnione, wszyscy uczestnicy powinni opuścić spotkanie z poczuciem spełnienia, a nie tak, jakby ich czas został zmarnowany.
Więcej możesz się dowiedzieć na stronie ze szkoleniami na temat prowadzenia spotkań.
