Poufność w miejscu pracy
Poufność, czyli nieujawnianie pewnych informacji, jest ważna w wielu różnych zawodach.
Poufność ma znaczenie ze względów prawnych i związanych z reputacją, a także ma znaczenie, ponieważ może od niej zależeć Twoje przyszłe zatrudnienie.
Niektóre informacje są chronione prawem w kilku krajach, w tym dane osobowe, a także „tajemnice handlowe”.
Dlatego ważne jest, aby zrozumieć naturę poufności i upewnić się, że postępujesz zgodnie z wytycznymi prawnymi lub etycznymi.
Rodzaje informacji poufnych
Mówiąc ogólnie, istnieje pięć głównych typów informacji poufnych.
1. Informacje o pracownikach
W trakcie pracy usłyszysz informacje o osobach w Twojej organizacji. Niektóre z nich będą bezpodstawnymi plotkami, a niektóre będą informacjami, z którymi zetknąłeś się w trakcie swojej pracy, zwłaszcza jeśli jesteś przełożonym lub pracujesz w dziale kadr.
Jeśli w trakcie swojej pracy natrafisz na prywatne informacje, w tym jakiekolwiek informacje identyfikujące osobę (imię i nazwisko, adres, nazwisko panieńskie itp.), Nie powinieneś ich ujawniać innym . Dotyczy to również informacji zebranych podczas wywiadów na temat pochodzenia etnicznego, niepełnosprawności itd.
W wielu krajach istnieją wymogi prawne dotyczące zapewniania bezpieczeństwa tego rodzaju informacji. Jeśli złamiesz te przepisy, prawdopodobnie będziesz osobiście odpowiedzialny i potencjalnie staniesz przed sądem.
2. Informacje zarządcze
Informacje menedżerskie obejmują zarówno informacje o osobach, takie jak działania dyscyplinarne, jak i szeroko zakrojone działania kierownictwa, takie jak planowane zwolnienia lub kwestie relacji pracowniczych.
Niektóre rodzaje informacji zarządczych zostaną upublicznione w odpowiednim czasie – na przykład planowane zwolnienia – a inne informacje mogą pozostać poufne znacznie dłużej.
3. Informacje organizacyjne
Informacje organizacyjne są również znane jako informacje biznesowe lub „tajemnice handlowe”.
Definicja obejmuje wszystko, co nie należy do domeny publicznej, co pomaga organizacji lepiej lub wydajniej wykonywać swoją pracę. Dlatego zawierałyby na przykład informacje o procesach przemysłowych, budżetach, kosztach, prognozach, a nawet dane kontaktowe klientów.
4. Informacje o kliencie lub dane kontaktowe
Informacje o klientach i dane kontaktowe są częściowo objęte „tajemnicą handlową”.
Jednak nadchodzące zmiany w prawie o ochronie danych w Europie (i odnoszące się do wszelkich danych znajdujących się w posiadaniu obywatela kraju Unii Europejskiej) oznaczają, że należy je traktować i przechowywać w inny sposób.
Jeśli uważasz, że może to mieć wpływ na Ciebie lub Twoją firmę, radzimy zasięgnąć porady prawnej.
5. Informacje zawodowe
Niektórzy specjaliści – w tym lekarze, prawnicy i księgowi – spotykają się z informacjami o osobach lub organizacjach na podstawie ich stanowiska zawodowego.
Na przykład:
- Lekarze znają szczegóły dotyczące schorzeń i leczenia swoich pacjentów;
- Prawnicy znają szczegóły testamentów i spraw sądowych, z których część może być chroniona prawem; i
- Księgowi będą wiedzieć o podatku i dochodach swoich klientów.
Specjaliści ci są często związani zawodowymi kodeksami postępowania, a także formalnymi wymogami prawnymi.
Dorywcza a poufność prawna
Należy dokonać rozróżnienia między przypadkowymi oczekiwaniami co do poufności a wymogami prawnymi.
- Są informacje, o których możesz zostać poinformowany i poproszony o zachowanie w tajemnicy, ale jedyny obowiązek to osobisteNa przykład koleżanka mówi ci, że jest w ciąży, i wyjaśnia, że jeszcze nikomu o tym nie powiedziała i wolałaby, aby na razie nie było to publiczne.
Chciała ci powiedzieć, ponieważ jesteś przyjacielem / kimś, komu ufa, że ją ochroni, jeśli jej poranne mdłości są złe / jej przełożonym.
- Nie ma absolutnego ani prawnego wymogu, abyś nikomu nie mówił. Pamiętaj jednak, że jeśli to zrobisz, podkopiesz jej zaufanie.Nie spodziewałbyś się, że będzie szczęśliwa, a twoja reputacja jako osoby, której można zaufać i na której można polegać, zniknie (i prawdopodobnie nie tylko z nią).
- Istnieją informacje, które zgodnie z prawem nie mogą być udostępniane innym organizacjom lub osobom, z wyjątkiem pewnych bardzo szczególnych okolicznościNa przykład możesz chcieć udostępnić lub sprzedać listę danych kontaktowych klientów innej organizacji. W wielu krajach możesz to zrobić tylko po uzyskaniu wyraźnej zgody od tych klientów.
- Większość danych osobowych (to znaczy wszelkie informacje osobiste dla osoby fizycznej, takie jak numery ubezpieczenia społecznego, imię i nazwisko, adres, adres e-mail itp.) Nie mogą, zgodnie z prawem, zostać ujawnione bez zgody .
- Możesz również zostać pozwany, jeśli udostępniasz informacje, które są indywidualne dla Twojego pracodawcy, któremukolwiek z konkurentów firmy lub ujawniasz je w sposób, który może obniżyć cenę akcji . Obejmuje to informacje o pracownikach, procesach lub produktach, które nie są jeszcze w domenie publicznej.
Ochrona informacji poufnych
Jeśli regularnie masz do czynienia z informacjami poufnymi, powinieneś podjąć kroki w celu zapewnienia ich odpowiedniej ochrony.
Powinno to obejmować na przykład:
- Zapewnienie, że poufne informacje są zawsze zamknięte na noc i nie pozostawiane bez nadzoru w ciągu dnia;
- Chronione hasłem wrażliwe pliki komputerowe;
- Wyraźne oznaczanie informacji poufnych jako takie i zapewnienie, że papierowe kopie są niszczone przed utylizacją; i
- Zapewnienie, że ujawniasz poufne informacje tylko tym, którzy muszą je znać.
Powszechny rozsądek i standardy zawodowe
Wiele na temat poufności wiąże się ze zdrowym rozsądkiem lub standardami zawodowymi. Wynika z tego, że musisz chronić informacje o osobie, których nie chcieliby ujawniać szerzej.
To, co szybko się zmienia, to sposób, w jaki prawo podchodzi do szerszego ujawniania. Tolerancja maleje. Jeśli regularnie masz do czynienia z informacjami poufnymi, może nadszedł czas, aby zweryfikować to, co robisz.
Więcej dowiesz się na szkoleniach.
