W jaki sposób skaner tekstu może usprawnić pracę?
Współczesna biurokracja powoduje, że firmy wręcz toną w dokumentach. A gdyby tak, zamiast przekładać sterty papieru i przepisywać ręcznie zawarte w nich informacje, przechowywać wszystkie dane na dyskach komputerowych, a w razie konieczności użyć wyszukiwarki? Powyższy opis to nie utopia, a możliwości związane z digitalizacją dokumentów, jakie daje technologia OCR. Czym jest skaner tekstu, jak działa i dlaczego warto z niego korzystać?
Czym jest technologia OCR?
Technologia OCR (Optical Character Recognition) to nowoczesna metoda przetwarzania pisma ręcznego na plik komputerowy. Wybrany dokument należy zeskanować, a specjalistyczne oprogramowanie zapisze go do postaci edytowalnej. Jednym z popularnych na rynku urządzeń jest skaner tekstu ABBYY, dostępny na stronie finereader.pl. Technologia zastosowana we wspomnianym oprogramowaniu odtwarza zarówno tekst, jak i zastosowane przez autora akapity, rysunki czy wykresy.
Konwersja strony A4 trwa około minuty, a jej dokładność wynosi 99,9%. A jak wygląda sam proces transformacji? Na początku należy dostarczyć źródło danych, czyli skan. Następnie przetwarzany jest obraz. Na tym etapie program dzieli go na mniejsze komponenty jak tabele, elementy graficzne oraz bloki tekstu, zdania, słowa, a dalej litery. Kolejnym krokiem jest rozpoznanie wzorów na podstawie zaimplementowanych do oprogramowania bibliotek krojów pisma. Ten istotny element pozwala odróżniać znaki wyglądające podobnie, np. literę „O” oraz cyfrę „0”. Po poprawnej konwersji każdego znaku program ponownie scala tekst i zapisuje go w postaci pliku o rozszerzeniu TXT lub PDF. Wspomniany wcześniej skaner tekstu od finereader.pl spełnia najważniejsze wymagania stawiane przez nowoczesne przedsiębiorstwa. Co więcej, bez problemu radzi sobie z językiem polskim.
Komu polecana jest technologia OCR?
Technologię OCR z powodzeniem stosuje się w każdej branży, która opiera swoją działalność na obiegu dokumentów. Będą to więc przede wszystkim biura księgowe, kancelarie prawne, urzędy oraz wszelkie archiwa.
Zaawansowana technologia nie jest przeznaczona tylko dla największych graczy na rynku. Tych, którzy wzbraniają się przed kolejnym wydatkiem, może przekonać fakt, że skaner tekstu jest jednorazowym zakupem, a korzyści znacznie przewyższają koszty. Skorzystają na tym również mniejsze firmy, które w swojej działalności stawiają na cyfryzację oraz zakłady, które chcą przyczyniać się do dbania o środowisko poprzez zminimalizowanie ilości wykorzystywanego papieru.
Najważniejsze zalety OCR
Dlaczego warto wyposażyć biuro w skaner tekstu obsługujący technologię OCR? Przede wszystkim przez wzgląd na oszczędność czasu i pieniędzy. Część dokumentów w firmie musi zostać zdigitalizowana. Zlecenie tego zadania pracownikowi wykluczyłoby go z innej pracy na kilka godzin. Inwestycja w urządzenie zwraca się więc w bardzo szybkim czasie. Przedsiębiorstwa oszczędzają również miejsce — wynajem przestrzeni biurowej nie należy do małych wydatków, a wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu. Dzięki technologii OCR nowoczesne firmy nie potrzebują już niekończących się półek w archiwum.
Skaner tekstu stanowi również ułatwienie w wyszukiwaniu i pobieraniu danych, a także ich dalszym przetwarzaniu. Takie rozwiązanie to doskonały sposób, aby uniknąć nieporozumień i opóźnień związanych z dokumentami, które zaginęły lub zostały uszkodzone. Gotowe pliki wystarczy umieścić w odpowiednim folderze na dysku. Można z nich korzystać z dowolnego miejsca, wystarczy dostęp do komputera lub internetu, jeśli firma przechowuje dokumenty w chmurze.
