Na co zwrócić uwagę organizując event?

Profesjonalna organizacja eventu – niezależnie od typu i rozmiarów przedsięwzięcia – powinna być dopracowana w każdym calu. O powodzeniu imprezy decyduje szereg czynników i tylko współgranie wszystkich z nich umożliwi osiągnięcie końcowego sukcesu. Stoisz w obliczu obsługi imprezy masowej – biznesowej, plenerowej lub kameralnego koncertu? Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać w każdym z wymienionych przypadków.

Kryterium lokalizacji

Miejsce organizacji imprezy często determinuje jej ostateczny charakter. Event może odbywać się na otwartej przestrzeni (np. wydzielonym placu, plenerze), wewnątrz stałego obiektu budowlanego (sali konferencyjnej, koncertowej, amfiteatrze itd.) lub w tymczasowo wybudowanej konstrukcji (typu hala namiotowa). Każde z wymienionych rozwiązań ma swoje niewątpliwe plusy. Zaplanowanie imprezy pod dachem zapewnia ochronę przed niepogodą, natomiast zagospodarowanie pleneru pozwala z reguły na pomieszczenie większej liczby osób (każda sala – niezależnie jak duża by nie była – ma ograniczone wymiary). Poszukując odpowiedniego miejsca, powinniśmy wsłuchać się w potrzeby uczestników oraz wziąć pod uwagę przepisy. Organizacja przestrzeni nie ogranicza się bowiem jedynie do jej wytyczenia, ale konieczne jest też dokładne rozplanowanie poszczególnych stref – scenicznej, poruszania się, dróg ewakuacyjnych itp. Należy również pamiętać o nakreśleniu i oznaczeniu podstawowych obszarów komfortu, takich jak szatnie czy toalety.

Elementy techniczne

Kluczem do powodzenia większości imprez jest stworzenie odpowiedniej oprawy, np. muzycznej. W przypadku koncertów istotną rolę odgrywa optymalne oświetlenie i nagłośnienie. Dzięki dobrej akustyce i przemyślanemu rozstawowi sprzętu (np. głośników), występ muzyków będzie słyszalny i widoczny z każdej odległości.

Przy organizacji wydarzenia w zamkniętym obiekcie musimy dodatkowo zadbać o odpowiedni mikroklimat – przepływ powietrza, klimatyzację czy ogrzewanie. Koncentracja dużej liczby osób w niewielkim, dusznym pomieszczeniu może stwarzać zagrożenie dla ich zdrowia, a nawet życia. W gestii organizatora leży przewidzenie, jakie udogodnienia będą potrzebne w danym przypadku, a które z nich nie są akurat konieczne. Oczywiście część z nich jest narzucona przepisami prawa i wynika z zasad bezpieczeństwa. W razie potrzeby należy dostarczyć niezbędne zaopatrzenie techniczne, które pozwoli osiągnąć wyznaczone uprzednio cele –

tłumaczy przedstawiciel Śląskiej Agencji Koncertowej, zajmującej się profesjonalną obsługą imprez masowych.

Obsługa imprezy

Odpowiednio wyszkolona kadra czuwa nad komfortem i bezpieczeństwem uczestników imprezy. Konferansjerzy dbają o kwestie rozrywki i animacji, technicy utrzymują sprawność sprzętu, hostessy zajmują się obsługą gości (np. w zakresie cateringu), natomiast stewardzi sprawują pieczę na kwestiami bezpieczeństwa i logistyki. Kadra obsługująca event powinna znać szczegółowy zakres swoich uprawnień i spoczywających na niej obowiązków. Musi też być zapoznana z zagadnieniami prawa dotyczącymi imprez masowych. Dzięki temu współpraca ze służbami porządkowymi oraz organami posiadającymi odpowiednie uprawnienia będzie mogła odbywać się bez żadnych przeszkód i niedomówień. Co ciekawe, najlepsze firmy eventowe dysponują też własną bazą artystów – muzyków, aktorów czy satyryków – którzy mogą zostać wysłani na konkretną imprezę, uatrakcyjniając ją swoją obecnością.