Jak napisać listę rzeczy do zrobienia?
Listy rzeczy do zrobienia istnieją podobno od początku XX wieku, kiedy zostały wprowadzone jako sposób na poprawę produktywności. Zdecydowana większość ludzi prawdopodobnie przyznałaby się, że używa ich przynajmniej od czasu do czasu jako sposobu zarządzania obciążeniem i przepływem pracy.
Jednak w jakiś sposób niektórzy ludzie używają ich znacznie wydajniej niż inni.
Ta strona zawiera porady, które pomogą ulepszyć pisanie listy rzeczy do zrobienia i zapewnić wzrost wydajności.
Dlaczego listy zadań do wykonania pomaga?
Ale ta poręczna sztuczka mózgowa jest również powodem, dla którego niektóre listy rzeczy do zrobienia nie działają: są zbyt długie lub zbyt trudne do wypełnienia i znowu zaczynamy się martwić. Musisz mieć możliwość odhaczania rzeczy z listy rzeczy do zrobienia albo znowu zaczniesz się martwić.
Na szczęście istnieje kilka prostych sposobów pisania list rzeczy do zrobienia, które pomogą Ci osiągnąć więcej.
Obejmują one:
1. Miej więcej niż jedną listę
Jeśli jesteś osobą, która nie pamięta rzeczy, które nie zostały zapisane, warto mieć dwie (lub więcej) listy:
- Ciągła lista „ rzeczy, które muszę zrobić na pewnym etapie, kiedy mam czas” , które mogą trwać tak długo, jak chcesz lub potrzebujesz; i
- Lista zadań, które musisz wykonać w określonym czasie (na przykład dzisiaj lub w tym tygodniu), która musi być krótka i łatwa do zarządzania.
Obie są pewnego rodzaju listami rzeczy do zrobienia, ale mają różne cele.
Pierwsza to przypomnienie wszystkiego, co trzeba zrobić na jakimś etapie . Pomocne jest, jeśli możesz przeczytać wszystko na raz, więc trzymanie go na jednej stronie notatnika lub na ekranie jest dobre.
Drugi sposób na ustalenie priorytetów i skupienie uwagi , tak abyś robił rzeczy, które mają największe znaczenie, kiedy masz najwięcej energii.
Rzeczy z pierwszej listy – jeśli są wystarczająco ważne – powinny ostatecznie znaleźć się na drugiej liście. Jeśli okażą się niewystarczająco ważne, możesz je usunąć.
2. Utrzymuj listy dzienne lub tygodniowe w zarządzaniu
Niektórzy sugerują, że Twoja codzienna lista nie powinna zawierać więcej niż trzy pozycje. Trzy do pięciu to prawdopodobnie optymalne rozwiązanie, ponieważ prawdopodobnie będziesz w stanie to osiągnąć częściej niż nie, ale niektórzy mówią, że celuj tylko w jeden, a wtedy wszystko więcej jest premią.
Oczywiście nie oznacza to, że nie możesz zrobić więcej, jeśli masz czas . Możesz po prostu spojrzeć wstecz na listę tygodniową lub bieżącą i wybrać inne zadanie. Warto jednak kierować się swoimi ambicjami.
Zbyt długa lista może powodować niepokój, a nawet paraliż zadań, ponieważ martwisz się, czy będziesz miał czas na wykonanie wszystkich zadań i ile rzeczy pozostało do zrobienia.
Lepiej jest mieć krótszą listę i poczucie spełnienia, gdy jest kompletna.
3. Podziel zadania na mniejsze etapy i bądź tak precyzyjny, jak to tylko możliwe
Jednym z największych problemów z listami rzeczy do zrobienia jest brak możliwości zaznaczenia rzeczy, ponieważ nawet gdy coś robisz, zadanie nadal nie jest ukończone. Prowadzi to do poczucia frustracji, ponieważ ciągle dodajesz rzeczy do listy, ale nigdy ich nie odhaczasz.
Badania pokazują również, że niejasne zadania zwiększają prawdopodobieństwo zwlekania.
Dlatego ważne jest, aby być jak najbardziej precyzyjnym i podzielić zadania na mniejsze kroki, zwłaszcza na liście dziennej lub tygodniowej.
Powinieneś także skupić się na rzeczach, które musisz zrobić , a nie na tym, na czym ktoś inny jest obecnie odpowiedzialny.
Na przykład zamiast mówić „Sortuj zeznanie podatkowe”, podziel go dalej. Zacznij od „Zbierz informacje potrzebne do zwrotu podatku”, a następnie przejdź do „Sprawdź dostęp online”, „Uzupełnij wszystkie dane osobowe w formularzu zeznania podatkowego” i / lub „Wyślij informacje do księgowego”. Ponieważ są one łatwiejsze w zarządzaniu, istnieje większe prawdopodobieństwo, że to zrobisz.
4. Dbaj o aktualność listy
Jednym z najważniejszych zadań każdego dnia lub tygodnia jest przemyślenie tego, co musisz zrobić w następnym okresie. Poświęcenie czasu na planowanie, a zwłaszcza na przejrzenie ogólnej listy i upewnienie się, że przenosisz stamtąd zadania na listę dzienną lub tygodniową, gdy staną się pilne, oznacza, że nie zapomnisz zrobić niczego na liście ogólnej.
Jeśli tak, czas potrzebny na wykonanie tego nie może przekraczać około pięciu minut dziennie.
Powinieneś również sprawdzić swoją ogólną listę i usunąć wszystko, o czym zdajesz sobie sprawę, że nie masz zamiaru robić. Może to być spowodowane tym, że nie chcesz już tego robić lub czas minął.
Niech Twoja lista będzie dla Ciebie odpowiednia
Być może najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że Twoja lista powinna działać dla Ciebie, a nie na odwrót.
To narzędzie, a nie twój mistrz.
Najlepszym sposobem, aby nauczyć się pisać listę rzeczy do zrobienia w praktyce, jest wypróbowanie różnych rzeczy i sprawdzenie, co działa w Twoim przypadku.
Więcej możesz się dowiedzieć na szkoleniach.
