Jak zbudować idealny harmonogram?

12 grudnia 202019 listopada 2021harmonogram1048 Views

Rozproszenie uwagi jest wszędzie. Są nieuniknione. Być może zamierzasz zrobić pranie lub zrobić zakupy spożywcze, a następną rzeczą, którą wiesz, będzie spędzenie ponad czterech godzin na kanapie oglądając epizody swojego ulubionego programu, całkowicie zanurzając się w innym świecie, gdy zwlekasz i odkładasz obowiązki.

Taka jest ludzka natura, a większość ludzi jest winna marnowania czasu. To powiedziawszy, czas jest niezwykle cennym zasobem i ważne jest, aby efektywnie nim zarządzać. W przeciwnym razie możesz skończyć ze stosem brudnych ubrań i pustą lodówką.

Aby tak się nie stało, zebraliśmy pięć inteligentnych wskazówek, których możesz użyć do stworzenia idealnego harmonogramu. Chociaż rozproszenie uwagi jest nieuniknione, przekonasz się, że znacznie mniej prawdopodobne jest odejście od codziennych obowiązków, gdy masz strukturę.

1. Podziel swój dzień

Możesz rozpocząć tworzenie harmonogramu, dzieląc każdy dzień na trzy sekcje: rano, po południu i wieczorem.

Będziesz mieć mniej lub więcej energii w różnych porach dnia, a Twój harmonogram powinien odzwierciedlać to, jak prawdopodobnie będziesz się czuć. Oto prosty przykład tego, jak powinien wyglądać harmonogram:

Ranek
- Śniadanie
- Rutyna ćwiczeń
- Praca
Popołudnie
- Obiad
- Spotkania
- Odpowiadanie na e-maile
- Zakupy spożywcze
Wieczór
- Obiad
- Zmywanie naczyń
- Prasowanie odzieży

Twój harmonogram prawdopodobnie nie będzie pasował do przedstawionego powyżej, ale koncepcja pozostaje taka sama. Rozpoczynając dzień, będziesz mieć siłę woli i motywację niezbędną do wykonywania trudniejszych zadań . Przechodząc do popołudnia, możesz zająć się swoimi podstawowymi obowiązkami, a wieczorem Twoje ostatnie prace są łatwe.

To, czy chcesz przypisać ramy czasowe do każdego elementu, zależy od Ciebie, ale odradzamy to poza kontekstem biznesowym. Najlepsza jest odrobina elastyczności i nie chcesz wywierać na siebie zbyt dużej presji, aby coś skończyć, jeśli nie możesz tego zrobić. Dopóki pozostajesz produktywny, zmierzasz we właściwym kierunku.

2. Grupuj zobowiązania razem

Zamiast oddzielać kalendarz prywatny i zawodowy, wszystkie zobowiązania należy umieścić w tym samym miejscu. W ten sposób uzyskasz kompleksowy obraz tego, co musisz osiągnąć w nadchodzącym tygodniu, zarówno w życiu osobistym, jak iw pracy.

Możesz mieć obawy dotyczące bałaganu. To prawda, że na początku Twój harmonogram może wydawać się nieco zagmatwany, ale możesz zastosować kodowanie kolorami, aby rozróżnić zakres obowiązków. W przypadku przedmiotów osobistych użyj koloru niebieskiego, a dla elementów roboczych – czerwonego. Niezależnie od wybranego schematu kolorów upewnij się, że możesz łatwo rozróżnić kategorie.

Alternatywą będzie przełączanie się między kalendarzami prywatnymi i zawodowymi, co jest nieefektywne i dezorientujące. Umieszczając wszystkie zadania oznaczone kolorami w jednym miejscu, będziesz cieszyć się wygodą i przejrzystością.

Oznaczanie różnych zadań przy użyciu kolorów stosowane jest w zarządzaniu projektami. Metodyki zarządzania projektami korzystają oczywiście nie tylko z kalendarzy, ale też wykresów Gantta, czyli złożonych harmonogramów prac zespołu projektowego.

3. Przeznacz mniej czasu na spotkania

Wielu profesjonalistów popełnia błąd, poświęcając zbyt dużo czasu na spotkania .

Oczekują, że krótka rozmowa będzie trwała 30 minut, a długa – godzinę, co pozostawi im zbyt dużo miejsca w ich harmonogramie. Ten problem ma proste rozwiązanie, wymagające jedynie niewielkiej korekty.

Skróć spotkania do 10-15 minut. Powiedz współpracownikom biznesowym, że jeśli potrzebują dodatkowego czasu na szczegółowe omówienie czegoś, mogą poprosić o dłuższą sesję. W przeciwnym razie powinieneś ufać, że twoje szacunki są realistyczne i możesz zająć się sprawą w ustalonych ramach czasowych.

Powinieneś także zostawić wolny przedział czasowy pod koniec dnia pracy, aby działać jako bufor przed niespodziankami. Jeśli pojawi się coś nowego, możesz nim zarządzać i nadal wyjść o rozsądnej godzinie. To mały środek ostrożności, który uchroni Cię przed wszelkimi konfliktami, które mogą wyniknąć z nakładania się obowiązków.

4. Rozbij większe zadania

Niektóre zadania są bardziej skomplikowane niż odpowiadanie na e-maile czy prasowanie ubrań.

Jeśli masz projekt, który musisz zakończyć przed ustalonym terminem, powinieneś podzielić go na mniejsze segmenty, aby ułatwić zarządzanie harmonogramem . Oto przykład tego, jak segmentacja wyglądałaby w Twoim harmonogramie:

Ranek

Śniadanie
Rutyna ćwiczeń
Ukończ dokument badawczy
- Organizuj referencje
- Utwórz cytowaną stronę prac
- Edytuj i sprawdź ponownie
- Prześlij do zatwierdzenia

Bez czterech kroków opisanych poniżej, Dokończ dokument badawczy, miałbyś pojęcie, co musisz zrobić, ale nie miałbyś jasnego planu. O wiele lepiej jest wypisać każdy składnik, a badania to potwierdzają. Niejasne zadania powodują, że ludzie zwlekają.

5. Wprowadź niezbędne zmiany

Po zakończeniu planowania harmonogramu wypróbuj go przez 30 dni i zobacz, jak się czujesz.

Może to zająć niewielki okres dostosowawczy, więc daj mu więcej niż jeden tydzień. Jeśli okaże się, że jedna z wymienionych tutaj sugestii nie działa w określonych okolicznościach, wprowadź niezbędne zmiany.

Użyj poniższych pytań jako listy kontrolnej, aby ocenić skuteczność swojego harmonogramu:

Czy jestem punktualny na spotkania i spotkania?
Czy jestem w stanie wypełniać wszystkie moje codzienne obowiązki?
Czy mam wystarczająco dużo czasu na jazdę z miejsca na miejsce?
Czy najefektywniej wykorzystuję swój wolny czas?
Gdzie mogę zwolnić miejsce na inne zajęcia?

Odpowiadając na powyższe pytania, edytuj swój harmonogram, aby odzwierciedlał to, czego się nauczyłeś. Wkrótce będziesz miał doskonały harmonogram, który pozwoli na pracę i rekreację, z kilkoma obszarami na kompromisy.

Planowanie jest czasami trudne

Może się wydawać, że przechodzisz od jednej odpowiedzialności do drugiej bez zatrzymywania się, zawsze w ciągłym ruchu. Odbierasz psa z budy, przygotowujesz obiad na następny dzień roboczy, grabisz liście i kosisz trawnik lub przynosisz samochód do sklepu. Poruszasz się z miejsca na miejsce, rozmawiasz z osobą po osobie, próbując wszystko załatwić.

Chociaż wszystkie te obowiązki mogą cię obciążać, harmonogram zapewni potrzebne wsparcie. Zastosuj niektóre z tych wskazówek, a przekonasz się, że organizowanie zadań jest proste. Zacznij od podzielenia dnia i pracuj od tego momentu. Zanim się zorientujesz, będziesz mieć system planowania, który działa dla Ciebie i przenosi Twoją produktywność na inny poziom.

Więcej dowiesz się na szkoleniach.