Problemy i zagrożenia związane z przechowywaniem dokumentów.

W większości firm spotkamy się z szafami, regałami i szafkami, służącymi do przechowywania dokumentów. Takie meble skrywają często bardzo wrażliwe informacje, które absolutnie nie powinny trafić do nieuprawnionych osób. Jak przechowywać akta, żeby nie bać się ewentualnego wycieku i zadbać o kondycję dokumentacji?

Zagrożenia, które czyhają na firmowe dokumenty

Problemy z przechowywaniem często wiążą się z brakiem miejsca. Zwłaszcza małe biura borykają się z tym problemem. Gdy umieszczenie kolejnej szafy staje się trudnością, bardzo łatwo o chaos. Należy jednak nadmienić, że trudności z wygospodarowaniem nowych przestrzeni, służących do przechowywania dokumentów, mają też większe firmy. Teoretycznie mogłyby wynająć nowe pomieszczenia. W praktyce jednak nie chcą wydawać środków tylko po to, żeby powiększyć biuro, w którym nie mieści się dokumentacja. W obu przypadkach warto rozważyć profesjonalne przechowywanie dokumentów.

Istotnym zagrożeniem jest również brak nowoczesnych barier fizycznych i logicznych. Takie zabezpieczenia są kosztowe. Instalacja specjalnych systemów wiąże się też czasem ze zmianami konstrukcyjnymi w obrębie biura.

Przeczytaj również: Jak utylizować dokumenty w firmie?

Przechowywanie dokumentów poza firmą – jak to wygląda?

Specjaliści, funkcjonujący w tej branży, dysponują specjalnymi pomieszczeniami. Obiekty są wyposażone w zaawansowane systemy, chroniące akta przed nieupoważnionym dostępem. To dobry sposób na zabezpieczenie się przed:

• kradzieżą;
• pożarem, powodzią itp.

Nowoczesne przechowywanie dokumentów w żaden sposób nie utrudnia dostępu do akt. W takich miejscach jak Rhenus Data Office Polska klienci mogą spodziewać się szybkiej obsługi oraz nieprzerwanego dostępu do swoich zasobów (odpowiada za to specjalna platforma online).

Dlaczego warto rozważyć przechowywanie akt poza własną siedzibą?

Zwiększone bezpieczeństwo to dla wielu podmiotów najważniejszy bodziec, skłaniający do podjęcia takiej współpracy. Oprócz tego, przy okazji przechowywania dokumentów poza firmą możemy skorzystać również z innych usług. Przedsiębiorstwa oferujące przechowywanie akt często oferują również archiwizację, utylizację oraz digitalizację akt.

Cześć klientów docenia również ułatwione przenosiny biura. Jeśli w swojej siedzibie mamy wiele ciężkich regałów, wypełnionych dokumentami, zorganizowanie sprawnej przeprowadzki może być sporym wyzwaniem. Dodatkowo takie przenosiny to również ryzyko, że akta się zgubią lub zniszczą. Współpraca ze specjalistami wyklucza takie problemy. Dokumentacja transportowana jest do zewnętrznego obiektu dobrze zabezpieczonymi pojazdami.

Wspomnieć trzeba również o dbaniu i kondycję dokumentów. Specjaliści troszczą się o to, żeby w ich archiwach panowały warunki optymalne dla konkretnego nośnika. Są indywidualnie dopasowywane do dokumentacji papierowej i elektronicznej. W rezultacie dłużej możemy cieszyć się świetnym stanem firmowych zasobów i nie martwić się o ewentualne zniszczenia.

Źródło: Rhenus-data.pl